En este paso conviertes el blueprint de la auditoría en la estructura del portal: qué objetos usas, qué propiedades existen y cómo se ven tus pipelines. Un portal bien arquitecturado se siente obvio para el vendedor y aguanta dos años de crecimiento sin parches.
Acá se decide la deuda técnica de tu CRM. Cada atajo que tomes hoy lo van a pagar todos los reportes, workflows e integraciones que vengan después.
Objetos: empieza con los estándar
HubSpot trae contactos, empresas, negocios y tickets. Para la mayoría de las operaciones comerciales en LATAM, eso cubre el 90% del modelo. Los objetos personalizados (custom objects) tienen sentido solo cuando un dato tiene ciclo de vida propio: pólizas de un corredor de seguros, equipos instalados de una empresa de mantenimiento, sucursales de una cadena.
Regla de decisión: si puedes modelarlo como propiedad o como asociación entre objetos estándar, no crees un objeto. Además, los custom objects exigen licencia Enterprise: una decisión de arquitectura que se vuelve decisión de presupuesto.
Propiedades: cada campo con dueño y propósito
Antes de crear cualquier propiedad, tres preguntas:
- ¿Quién la llena? (una persona, un workflow, una integración)
- ¿Quién la consume? (un reporte, una segmentación, una automatización)
- ¿Qué pasa si queda vacía?
Si alguna no tiene respuesta, la propiedad no se crea. En una operación B2B mexicana que rescatamos encontramos 40 propiedades personalizadas en el objeto contacto; los reportes usaban 9. Las otras 31 eran pura fricción de captura.
Dos prácticas que pagan solas: una convención de nombres con prefijo por área ("VTA - Línea de interés", "MKT - Origen de campaña") y un máximo de 2-3 campos obligatorios por etapa. Lo obligatorio en el momento equivocado se llena con basura.
Pipelines: etapas que describen al comprador, no al vendedor
Una etapa sana describe algo que pasó del lado del cliente y que se puede verificar: "necesidad confirmada", "propuesta aceptada verbalmente". "Le mandé la cotización" describe actividad tuya, no compromiso del comprador — y por eso los pipelines de actividades siempre se inflan.
Reglas prácticas
- Entre 5 y 7 etapas. Con 12 etapas nadie sabe dónde parar un negocio.
- Cada etapa con criterio de salida verificable, escrito en la descripción de la etapa.
- Probabilidad por etapa calibrada con tu histórico — es la materia prima del forecast del paso 7.
¿Cuándo dos pipelines?
Cuando dos procesos tienen etapas genuinamente distintas: venta nueva vs. renovación, licencias vs. servicios profesionales. Nunca por país ni por vendedor — para eso existen propiedades, vistas y permisos. Una distribuidora con dos líneas de negocio necesita dos pipelines de 6 etapas, no uno de 14.
Cada propiedad que agregas es un impuesto que todo el equipo paga en cada registro, para siempre. Cobralo solo cuando el dato produce algo.
Ciclo de vida, equipos y permisos
Define las etapas de ciclo de vida (lifecycle stages) junto con marketing antes de importar nada: qué es un lead, qué es un MQL, cuándo pasa a oportunidad. Si marketing y ventas no comparten esas definiciones, ningún reporte va a cerrar — es el corazón de la disciplina que cubrimos en la guía de RevOps. Con los permisos, arranca simple: dos o tres roles, y restricción de vista solo si tu operación lo exige de verdad.
Errores comunes en este paso
- Copiar el portal de otra empresa. La arquitectura sale de tu auditoría, no de un template que funcionó en otra operación.
- Crear objetos custom por moda. Pagas Enterprise para modelar algo que era una asociación entre objetos estándar.
- Pipeline de 12 etapas. Nadie distingue la etapa 6 de la 8; el pipeline se vuelve decorativo.
- Propiedades sin dueño. Nacen para "un reporte que alguien pidió" y quedan como fricción eterna.
Checklist antes de pasar al siguiente
- El modelo usa objetos estándar, y cada excepción está justificada por escrito.
- Toda propiedad tiene dueño, consumidor y convención de nombre.
- Cada pipeline tiene 5-7 etapas con criterio de salida verificable.
- Las etapas de ciclo de vida están acordadas entre ventas y marketing.
- Hay máximo 2-3 campos obligatorios por etapa.
Con la estructura lista, el portal está preparado para recibir datos sin ensuciarse: sigue con el paso 3 · Migración de datos, o vuelve a la guía completa.