SAP cobra el uso que hace tu CRM del ERP aunque ningún vendedor entre nunca a SAP. Se llama acceso indirecto, se factura por documento y hay que estimarlo antes de aprobar la arquitectura, no después. Es el único punto de esta guía donde una decisión técnica cambia el precio de una licencia.
Qué es exactamente
Acceso indirecto es usar el corazón de SAP sin entrar por la puerta de SAP. Tu vendedor cierra un negocio en el CRM, la integración crea el pedido en SAP, SAP lo procesa. Para SAP eso es uso de su sistema y corresponde licenciarlo, aunque la persona que lo originó no tenga usuario.
Durante años esto se cobró contando personas, con resultados desastrosos: hubo reclamos por miles de usuarios de un CRM que "usaban SAP indirectamente". El modelo vigente cambió el criterio a documentos, que es mucho más predecible, pero no lo eliminó.
Los nueve tipos de documento
El modelo actual cuenta documentos creados en SAP desde sistemas externos, agrupados en nueve tipos: ventas, factura, compra, servicio, producción, material, calidad, financiero y de gestión de tiempos. Para una integración CRM–SAP el que casi siempre entra es el de ventas, y de rebote el de factura.
Un aviso para quien tenga Business One: el modelo de acceso digital por documento es de la familia ERP —ECC y S/4HANA—. Business One licencia por usuario nombrado, así que este paso no se te aplica igual. Aun así, confírmalo contra tu contrato antes de darlo por cerrado: preguntar es gratis, descubrirlo en una auditoría no.
La distinción que ordena todo el paso: leer no cuenta, escribir sí. Traer el saldo de un cliente de SAP al CRM para que el vendedor lo vea no genera documentos. Crear el pedido en SAP desde el CRM, sí. Por eso la recomendación de arrancar por una integración de lectura no es solo prudencia técnica: es presupuesto.
Cómo estimarlo antes de firmar
No necesitas un especialista en licenciamiento para tener un número aproximado. Necesitas tres datos que tu propia operación ya tiene: cuántos pedidos al año genera el equipo comercial, qué porcentaje de esos va a nacer en el CRM en vez de tipearse en SAP, y qué dice tu contrato actual sobre acceso digital.
Ese tercer dato es el que suele faltar. Los contratos firmados antes del cambio de modelo pueden estar bajo el esquema viejo, con reglas distintas, y hay opciones de conversión. La conversación con SAP es mucho más cómoda cuando la abres tú con un estimado en la mano que cuando la abre una auditoría.
El orden de magnitud importa: un reclamo de acceso indirecto no gestionado puede llegar a varias veces el costo de la integración que lo originó. No es un detalle a resolver después.
Es la única integración donde la arquitectura que elijas aparece en la factura de licencias del año siguiente.
Cómo bajar la factura con arquitectura
Hay decisiones de diseño que cambian el conteo y son perfectamente legítimas:
- Fase 1 solo de lectura. El vendedor ve cliente, saldo, crédito y estado del pedido en el CRM, pero el pedido se sigue creando donde siempre. Cero documentos nuevos, y ya capturas la mayor parte del valor.
- Agrupar en vez de gotear. Un pedido consolidado pesa distinto que diez líneas sueltas creadas como documentos independientes.
- Cotizar en el CRM, pedir en SAP. Las cotizaciones que no se convierten no tienen por qué existir en SAP.
Lo que no es legítimo es esconder el tráfico. Las auditorías miran la interfaz, no el nombre del usuario técnico.
Errores comunes en este paso
- Dar por hecho que "no aplica". Es la respuesta más común de un proveedor que no integró SAP antes.
- Estimarlo después de construir. Cuando ya está en producción, cambiar la arquitectura para bajar el conteo cuesta el doble.
- No leer qué modelo dice tu contrato. Viejo y nuevo se cuentan distinto y a veces conviene convertir.
- Diseñar la escritura de pedidos en la fase 1. Es la decisión que más veces convierte un proyecto chico en uno caro.
Checklist antes de pasar al siguiente
- Cláusula de acceso digital o indirecto de tu contrato, localizada y leída.
- Volumen anual estimado de documentos que nacerían fuera de SAP.
- Decisión explícita de si la fase 1 escribe en SAP o solo lee.
- Estimado de impacto en licencias, aunque sea de orden de magnitud.
- Persona responsable de la conversación con SAP identificada.
Con el presupuesto acotado, toca la decisión de negocio que sostiene el resto: paso 3, qué objetos conectar y quién manda. O vuelve a la guía completa.