En este paso haces el inventario completo del CRM actual y decides qué merece viajar. El entregable: una tabla por objeto con volúmenes, calidad medida y veredicto —migrar, archivar o dejar morir— más un export crudo completo guardado como respaldo. Es el paso que define el tamaño real del proyecto: cada registro que descartas acá es tiempo, plata y ruido que no pagas después.
El inventario: qué hay de verdad en tu CRM actual
Nadie sabe de memoria qué tiene adentro un CRM con cinco años de uso. Levanta el inventario en seis frentes, con números:
- Objetos y volúmenes. Cuántas empresas, contactos, negocios, actividades, tickets. En Salesforce, suma los objetos custom: cada uno necesita decisión propia de destino.
- Campos. Lista completa por objeto, con porcentaje de llenado. Un CRM maduro suele tener 200+ campos de contacto; los que se usan de verdad rara vez pasan de 40.
- Automatizaciones. Workflows, reglas de asignación, secuencias. No se migran: se rediseñan en el destino. Pero hay que saber que existen para no perder lógica de negocio en el camino.
- Integraciones. Todo lo que lee o escribe en el CRM: formularios, ERP, facturación, WhatsApp, marketing. Esta lista alimenta directo el plan del paso 4.
- Reportes que alguien mira. No los 80 que existen: los 5 que se abren cada semana. Esos definen qué datos son innegociables.
- Usuarios activos. Quién entra, quién escribe, quién solo mira. Te dice cuántas licencias reales necesitas en el destino.
Mide la calidad antes de mudarla
Los números típicos que encontramos al auditar bases comerciales en LATAM: entre 10 y 25% de contactos duplicados, 30 a 50% de contactos sin ninguna actividad en los últimos 18 meses, y negocios "abiertos" desde hace dos años que nadie va a cerrar jamás. Nada de eso mejora al mudarse; empeora, porque en el CRM nuevo nadie sabe qué historia tiene cada registro.
Mide cuatro cosas por objeto: duplicados (por email normalizado y por identificador fiscal, no por nombre), completitud de los campos críticos (los que usan tus 5 reportes), frescura (última actividad real) y consistencia de catálogos (cuántas formas distintas de escribir "Costa Rica" conviven en tu base). No hace falta limpiar todo ahora: hace falta saber cuánto hay, para decidir qué viaja y presupuestar la limpieza.
Todo lo que migras sin auditar se convierte en deuda del CRM nuevo desde el día uno.
Migrar, archivar o dejar morir: la regla de las tres pilas
Cada objeto —y dentro de cada objeto, cada segmento— cae en una de tres pilas:
- Migrar: todo lo que la operación toca hoy. Clientes activos, negocios abiertos, contactos con actividad en los últimos 18–24 meses, y el historial completo de todos ellos: actividades, notas, correos, adjuntos. El historial de lo activo es sagrado; ahí no se recorta.
- Archivar: lo que ya no se opera pero puede consultarse o tiene valor legal. Negocios cerrados viejos, clientes inactivos, tickets antiguos. Van al archivo de solo lectura, no al CRM nuevo.
- Dejar morir: duplicados confirmados, listas compradas, contactos de prueba, campos que nadie llenó nunca. No merecen ni el archivo... aunque el export crudo de respaldo igual los contiene, por si acaso.
La regla práctica para el corte de contactos: si nadie lo tocó en 18–24 meses y no es cliente, se archiva. Ajusta la ventana a tu ciclo de venta: una industrial con ciclos de 14 meses necesita una ventana más larga que un SaaS transaccional.
El archivo histórico: perder acceso no es perder datos
El miedo a "perder datos" se desarma con un movimiento barato: antes de tocar nada, exporta todo. Todos los objetos, todos los campos, todas las actividades, todos los adjuntos, en formato crudo (CSV más carpeta de archivos), con fecha, guardado en dos lugares. Ese respaldo convierte cada decisión de "no migrar" en una decisión reversible: si en ocho meses alguien necesita el histórico de un cliente de 2021, está a una búsqueda de distancia.
Define también quién es el dueño del archivo y cuánto tiempo se conserva: los requisitos fiscales y de protección de datos de tu país mandan sobre cualquier preferencia técnica.
Errores comunes en este paso
- Migrar todo "por si acaso". El por-si-acaso ya está cubierto por el export de respaldo. Duplicarlo dentro del CRM nuevo solo compra ruido.
- Auditar sin el equipo de ventas. El vendedor sabe qué campos son mentira y qué negocios son zombis. La auditoría de escritorio se equivoca en silencio.
- Ignorar los adjuntos. Propuestas y contratos suelen quedar fuera del export estándar. Verifica cómo se extraen antes de prometer que "viaja todo".
- Limpiar después de migrar. Deduplicar en el origen, donde conoces la historia de cada registro, cuesta la mitad que hacerlo en el destino.
Checklist antes de pasar al siguiente
- Inventario por objeto con volúmenes, campos, automatizaciones, integraciones, reportes vivos y usuarios activos.
- Calidad medida: duplicados, completitud de campos críticos, frescura y catálogos.
- Veredicto de tres pilas (migrar / archivar / dejar morir) por objeto y segmento, validado con ventas.
- Export crudo completo, con adjuntos, guardado en dos lugares y con dueño asignado.
- Ventana de corte de contactos definida según tu ciclo de venta.
- Presupuesto de limpieza estimado para lo que sí viaja.
Con el inventario cerrado, ya sabes qué viaja. Ahora toca decidir a dónde llega cada cosa: paso 3, mapeo de objetos. El panorama completo vive en la guía de migración de CRM.