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Grupo Servica: logística integrada, operación conectada

Un operador logístico con más de 45 años de trayectoria, 300 colaboradores y presencia en Costa Rica y Guatemala.

IndustriaLogística y transporte internacional
ModeloB2B
PresenciaCosta Rica (5 oficinas) y Guatemala
Trayectoria45+ años
Equipo300 colaboradores
Servicios SmarteamHubSpot Sales Hub + cotizaciones

Perfil de Grupo Servica elaborado con información pública de su sitio. El detalle del proyecto proviene del equipo que lo ejecutó.

Sobre Grupo Servica

Grupo Servica ofrece servicios integrados de logística: agencia de aduanas, transporte aéreo, marítimo y terrestre, transporte local, almacenaje e inventario y almacén fiscal.

Su operación combina 5 oficinas en Costa Rica y una en Guatemala, más de 60 unidades de transporte y 38.000 posiciones de almacenaje, distribuidas en 27.000 m² de bodegas y 30.000 m² de patios.

Una operación de esa escala mueve un volumen enorme de información entre aduanas, transporte, bodega y clientes — y ahí es donde el dato tiene que fluir sin fricción.

El reto

La operación comercial se gestionaba en hojas de Excel. Sin un lugar único donde viviera el proceso, no había panorama de en qué punto estaba cada oportunidad: se perdían leads y la gestión comercial no dejaba rastro.

Para un operador que mueve aduanas, transporte internacional, centro de distribución y almacén fiscal —cada uno con su propia lógica de cotización— esa falta de trazabilidad se paga en oportunidades que nadie retoma.

La solución, paso a paso

01Diagnóstico de la operaciónAuditamos el proceso comercial vigente, las herramientas en uso y el nivel de usabilidad que el equipo necesitaba. El hallazgo de fondo: no existía una estructura operativa clara y todo se ejecutaba a mano.02Diseño de la soluciónHubSpot Sales Hub con cotizaciones. La arquitectura del pipeline salió de reconocer primero el proceso comercial real de Servica y optimizarlo sobre esa base — no de aplicar una plantilla genérica.03ImplementaciónPipeline de ventas con notificaciones internas automáticas y un módulo de cotizaciones por plantillas, ajustado línea por línea de servicio: transporte internacional, aduanas, centro de distribución, almacén fiscal y transporte local.04Adopción y mejora continuaCapacitación por módulos —introducción, pipeline y cotizaciones— en unas 14 sesiones a lo largo de 2 meses, con un grupo de 10 a 15 personas. Hoy la adopción se sigue con el puntaje de usabilidad de HubSpot y diagnósticos periódicos de la cuenta.

Resultados

Pipeline trazable
Antes la gestión vivía en Excel; hoy cada oportunidad tiene etapa, responsable y seguimiento.
Cotizar sin rehacer
Plantillas por línea de servicio, en vez de armar cada cotización desde cero.
6 meses
De enero a julio de 2023, con adopción visible tras los 2 meses de capacitación.
"Realmente nos sentimos muy cómodos desde el inicio. Lograron entender el ADN de nuestra empresa y de ahí en adelante sus aportes y la forma de facilitarnos el entendimiento fue bastante amigable. Sin duda los recomiendo y volvería a adquirir sus servicios." — Melania González, Gerente Comercial, Grupo Servica

¿Tu operación mueve más datos de los que puede seguir?

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